(06247) 4-10-33

2°C

Торецьк

Хмарно

ПОЛОЖЕННЯ про роботу військово-цивільної адміністрації міста Торецьк Донецької області

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Відповідно до Указу Президента України від 12.05.2017 № 128/2017 «Про утворення військово-цивільної адміністрації», Закону України «Про військово-цивільні адміністрації» для виконання повноважень місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування у місті Торецьк створено військово-цивільну адміністрацію.

Військово-цивільна адміністрація міста Торецьк Донецької області (далі - ВЦА) – це тимчасовий державний орган, що здійснює на території Торецької міської ради повноваження Торецької міської ради та її виконавчих органів, та інші повноваження, які визначені Законом України «Про військово-цивільні адміністрації» і забезпечує:

- виконання положень Конституції України і Законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади;

- законність і правопорядок, додержання прав і свобод громадян, права кожного на доступ до публічної інформації;

- виконання державних, розробку і реалізацію регіональних програм соціально-економічного розвитку, програм розвитку міста;

- підготовку виконання міського бюджету та звітність щодо його реалізації;

- реалізацію делегованих повноважень органів виконавчої влади відповідним органам місцевого самоврядування Законами України.

1.2. Відділи та структурні підрозділи ВЦА є підконтрольними і підзвітними керівнику ВЦА, а з питань здійснення делегованих їм повноважень органів виконавчої влади – також підконтрольними відповідним органам виконавчої влади.

1.3. ВЦА діє на засадах відповідальності перед територіальною громадою і державою, юридичними та фізичними особами за свою діяльність, верховенство права законності, гласності, колегіальності, поєднання місцевих і державних інтересів, правової, організаційної та матеріально-фінансової самостійності в межах повноважень, визначених Законами України та іншими нормативними актами, взаємодії з підрозділами центральних органів виконавчої влади, Донецькою обласною державною адміністрацією, керівниками підприємств, організацій, установ незалежно від форм власності, громадськими організаціями та політичними партіями.

1.4. Робота ВЦА є відкритою і гласною, за винятком розгляду питань, що є таємною інформацією або належить до Переліку відомостей, що становлять службову інформацію, і яким надається гриф обмеження доступу «Для службового користування». Висвітлення діяльності ВЦА здійснюється в порядку, передбаченому законодавством.

1.5. Розгляд ВЦА питань, що належать до її повноважень, проводиться керівником ВЦА, заступниками керівника (відповідно до розподілу обов'язків), керівниками відділів та структурних підрозділів, а також консультативними, дорадчими та іншими допоміжними органами, утвореними військово-цивільною адміністрацією.

1.6. Дотримання норм даного Положення обов'язкове для керівників та працівників відділів, структурних підрозділів ВЦА у частині, що їх стосується.

1.7. Затвердження Положення роботи ВЦА, внесення до нього змін і доповнень здійснюється розпоряжденням керівника за поданням заступника керівника.

1.8. ВЦА є юридичною особою публічного права, має гербову печатку, реєстраційний та особовий рахунки в органах державного казначейства.

1.9. Основною мовою діловодства і документації  ВЦА є державна мова. Особам, що вживають регіональну мову (мови), забезпечується право подавати усні чи письмові заяви та отримувати відповіді на них.

ВЦА утворена та зареєстрована в порядку, визначеному Законом України «Про військово-цивільні адміністрації», що регулює її  діяльність як неприбуткової організації.

ВЦА є неприбутковою організацією, якій заборонено розподіл отриманих доходів (прибутків) або їх частини серед працівників (крім оплати їхньої праці, нарахування єдиного соціального внеску).

Установчі документи передбачають передачу активів одній або кільком неприбутковим організаціям відповідного виду або зарахування до доходу бюджету у разі припинення юридичної особи ( у результаті її ліквідації, злиття,  поділу, приєднання або перетворення). 

ВЦА внесений контролюючим органом до Реєстру неприбуткових установ та організацій.

Доходи (прибутки) неприбуткової  організації використовуються виключно для фінансування видатків на утримання такої неприбуткової організації, реалізації мети (цілей, завдань) та напрямів діяльності, визначених її установчими  документами.

2. СТРУКТУРА ВЦА

2.1. Структура ВЦА затверджується керівником Антитерористичного центру при Службі безпеки України за поданням керівника ВЦА.

2.2. До структури ВЦА входять:

- керівник ВЦА;

- керівництво ВЦА;

- відділи прямого підпорядкування;

- структурні підрозділи.

2.3. Відділи та структурні підрозділи ВЦА здійснюють свої повноваження на основі положень, затверджених наказом керівника ВЦА.

2.4. Керівник, заступники керівника координують роботу, а керівники структурних підрозділів та начальники відділів ВЦА взаємодіють з територіальними підрозділами центральних та обласних органів виконавчої влади, підприємствами, організаціями та установами у вирішенні питань, згідно з розподілом обов'язків та посадовими інструкціями.

2.5. Розподіл обов'язків між керівником, заступниками керівника здійснюється керівником та затверджується розпорядженням керівника ВЦА. При цьому повинні бути визначені:

- функції і повноваження, закріплені за посадовою особою та їх взаємозаміна;

- відділи та інші структурні підрозділи, діяльність яких координується та контролюється посадовою особою.

3. ПЛАНУВАННЯ РОБОТИ ВЦА

3.1. ВЦА  здійснює свою роботу планово. План роботи ВЦА складається на рік (перспективний), квартал (поточний), місяць (оперативний), згідно з  основними  заходами виконавчих органів, з урахуванням поточного моменту і ситуацій. Основним планом є квартальний.

3.2. Формування планів роботи ВЦА здійснюється відділом організаційної роботи, діловодства, контролю та загальних питань за пропозиціями управлінь, відділів, служб, структурних підрозділів ВЦА, погодженими із заступниками керівника ВЦА (відповідно до розподілу обов'язків).

 До 01 листопада керівники управлінь, відділів, служб, структурних підрозділів ВЦА подають до відділу організаційної роботи, діловодства, контролю та загальних питань пропозиції, погоджені і завізовані заступниками  керівника ВЦА для включення в план роботи  ВЦА на наступний рік.

 Відділ організаційної роботи, діловодства, контролю  та загальних питань до 15 листопада узагальнює пропозиції, складає проект плану роботи на рік, погоджує його з заступниками  керівника ВЦА і виносить на розгляд та затвердження керівником ВЦА.

3.3. Поточний (квартальний) план роботи  ВЦА повинен містити:

- план основних заходів ВЦА;

- план роботи  ВЦА;

- план засідань комісій, робочих груп, рад при  ВЦА;

- план проведення міжнародних, державних, професійних свят та пам'ятних дат.

Квартальні плани роботи ВЦА містять 7 основних розділів:

- перелік актуальних питань, пов'язаних з реалізацією Програми економічного і соціального розвитку міста, функціонуванням галузей державного комплексу, розв'язанням проблем соціальної сфери та інших питань;

- питання для розгляду у робочому порядку;

- вивчення роботи виконавчих органів міськселищрад, управлінь, відділів, служб, підприємств, організацій, установ з виконання делегованих повноважень ВЦА в межах передбачених чинним законодавством;

- здійснення методичної і практичної допомоги виконавчим органам міськселищрад,  управлінням, відділам, службам, підприємствам, організаціям, установам в межах передбачених чинним законодавством;

- робота  щодо формування  інформаційного простору;

- наради, семінари;

- проведення заходів, присвячених міжнародним, державним, професійним святам та пам'ятним датам.

3.4. Порядок підготовки квартального плану роботи ВЦА:

- відділ організаційної роботи, діловодства, контролю та загальних питань готує листи керівникам управлінь, служб, відділів, структурних підрозділів ВЦА, з визначенням строків надання уточнених пропозицій для включення до плану роботи ВЦА;

- керівники управлінь, відділів, служб, структурних підрозділів ВЦА подають погоджені і завізовані  заступниками  керівника ВЦА пропозиції для включення в план роботи ВЦА на наступний квартал до 10 числа другого місяця поточного кварталу відділом  організаційної роботи, діловодства, контролю та загальних питань;

- відділ організаційної роботи, діловодства, контролю та загальних питань до 20 числа другого місяця поточного кварталу, складає проект плану роботи ВЦА, погоджує його з заступниками  керівника ВЦА та виносить його на розгляд та затвердження керівником ВЦА;

- відділ організаційної роботи, діловодства, контролю та загальних питань розсилає план роботи виконавцям;

-до 05 числа місяця, наступного за звітним кварталом,  управління, відділи, служби, структурні підрозділи ВЦА надають  відділу організаційної роботи, діловодства, контролю та загальних питань погоджені із заступниками керівника ВЦА звіти про виконання плану роботи;

- відділ організаційної роботи, діловодства, котролю  та загальних питань узагальнює звіти про виконання плану роботи;

- до 25 числа кожного місяця, відділ організаційної роботи, діловодства, контролю та загальних питань готує, на підставі плану роботи ВЦА, план-сітку і розсилає керівному складу  ВЦА.

Засідання комісій, робочих груп, рад при ВЦА проводяться згідно з планами їх роботи, затвердженими головами комісій, робочих груп, рад.

Плани роботи комісій, робочих груп, рад складаються з урахуванням планів роботи ВЦА.

Голови комісій, робочих груп, рад доводять рішення до відома керівників підприємств, установ, організацій, контролюють виконання плану комісій, робочих груп, рад та прийнятих ними рішень, забезпечують підготовку засідань, своєчасне оформлення протоколів засідань.

Робота  управлінь, відділів, служб та структурних підрозділів ВЦА здійснюється згідно з квартальними та місячними планами, що затверджуються заступниками керівника ВЦА (відповідно до розподілу обов'язків), не пізніше, ніж за 5 днів до початку наступного кварталу. Місячні плани  управлінь, відділів, служб, структурних підрозділів розробляються з урахуванням напрямків діяльності їх фахівців.

3.5 У разі необхідності, коригування планів проводиться в порядку, що встановлений для їх підготовки.

3.6 Контроль за виконанням планів роботи ВЦА здійснює відділ організаційної роботи, діловодства, контролю та загальних питань.

4. ОРГАНІЗАЦІЯ КАДРОВОЇ РОБОТИ

4.1. Організація кадрової роботи у відділах, секторі прямого підпорядкування здійснюється відділом кадрової роботи.

Організація кадрової роботи у структурних підрозділах ВЦА здійснюється відповідальним працівником структурного підрозділу.

Організація кадрової роботи здійснюється за затвердженим керівником річним планом, у якому визначено заходи з добору, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників, а також роботи з кадровим резервом.

4.2. Керівник ВЦА одноосібно, а у випадках, передбачених законом, за погодженням з відповідними органами виконавчої влади, призначає на посади та звільняє з посад посадових і службових осіб, інших працівників ВЦА.

4.3. Зберігання та оформлення трудових книжок покладено на відділ кадрової роботи.

4.4. На кожного працівника, прийнятого на роботу до ВЦА оформляється особова справа, яка зберігається в відділі кадрової роботи.

4.5. Відділом кадрів здійснюються заходи щодо організації навчання працівників ВЦА.

4.6. Відповідальність за проведення кадрової роботи покладається на відділ кадрової роботи.

5. РОБОТА З НАГОРОДНИМИ ДОКУМЕНТАМИ

5. Матеріали про нагородження Державними нагородами, Почесними відзнаками Президента України, присвоєння Почесних звань, заохочення відзнаками облдержадміністрації, Грамотою та Подякою керівника ВЦА посадових осіб ВЦА, виконавчих органів влади, працівників підприємств, установ, організацій міста готуються відділом кадрової роботи на підставі клопотань керівництва ВЦА, керівників підприємств, установ, організацій, згідно з Положеннями про ці відзнаки, затвердженими наказами керівника ВЦА.

6. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕННЯ ВІДРЯДЖЕНЬ І НАДАННЯ ВІДПУСТОК

6.1. Організація роботи щодо відрядження працівників здійснюється відділом кадрів відповідно до планів роботи ВЦА, їх структурних підрозділів, а також згідно з документами обласних органів державної виконавчої влади, особистими заявами посадових осіб за погодженням із заступниками керівника (згідно з розподілом обов’язків), з інших підстав.

6.2. Після повернення з відрядження посадові особи в триденний термін надають звіт до відділу обліку та звітності щодо фінансових витрат згідно з відрядженням та перед своїм безпосереднім керівником письмово або усно про участь у заходах.

6.3. На основі відповідних документів працівникам в установленому порядку відшкодовуються витрати, пов’язані з перебуванням у відрядженні згідно з діючим законодавством.

6.4. Щорічно до 10 грудня начальники відділів, сектору, керівники структурних підрозділів складають графіки відпусток працівників на наступний рік і подають їх до відділу кадрів для узагальнення. Зведений графік відпусток затверджує керівник ВЦА.

6.5. Заяви про надання чергових відпусток працівникам ВЦА, керівникам структурних підрозділів погоджуються з заступниками керівника, відділом кадрів і подаються на ім’я керівника ВЦА не пізніше як за 14 днів до початку відпустки.

6.6. Контроль за дотриманням графіка відпусток та оформленням документів, пов’язаних з відпустками здійснює відділ кадрів.

7. ОРГАНІЗАЦІЯ ПІДГОТОВКИ ПРОЕКТІВ

7.1. Порядок підготовки розпоряджень керівника ВЦА, організація контролю за їх виконанням регламентується Положенням про розпорядження керівника ВЦА.

7.2. Проекти розпоряджень, повністю підготовлені і погоджені всіма зацікавленими посадовими особами, надаються на підпис керівникові ВЦА.

7.3. Розпорядження керівника ВЦА реєструються у відділі організаційної роботи, діловодства, контролю та загальних питань та розсилаються виконавцям протягом 3-х днів після підписання.

7.4. Оригінали розпоряджень і документи до них підшиваються в справу відповідно до інструкції з діловодства та знаходяться на зберіганні у відділі організаційної роботи, діловодства, контролю та загальних питань до передачі до архівного відділу на зберігання, згідно з встановленими термінами.

Дозвіл на ознайомлення або видачу копій з оригіналів розпоряджень дає керівник ВЦА.

8. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ ЗІ ЗВЕРНЕННЯМИ ГРОМАДЯН

8.1. Робота зі зверненнями громадян проводиться у відповідності з Конституцією України, Законом України «Про звернення громадян», Указами Президента України від 07.02.2008   № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», постановами Кабінету Міністрів України та розпорядженнями голови облдержадміністрації, керівника обласної військово-цивільної адміністрації з питань роботи зі зверненнями громадян.

8.2. Прийом громадян з особистих питань у ВЦА проводиться згідно з графіком керівником ВЦА (за його відсутності заступником керівника ВЦА),  заступниками керівника ВЦА вирішення яких належить до компетенції ВЦА.

8.3. Особистий прийом керівника ВЦА проводиться за попереднім записом, тільки після розгляду питань, що порушуються громадянами у своїх зверненнях, заступниками керівника ВЦА за напрямками їх діяльності, а також якщо вирішення цього питання належить до компетенції ВЦА, але не вирішено по суті під час розгляду попередніх звернень.

Попередній запис громадян на особистий прийом до керівника ВЦА проводиться спеціалістами відділу організаційної роботи, діловодства, контролюта загальних питань щодня з 07-30 до 16-00, крім вихідних і святкових днів.

8.4. Особистий прийом громадян заступникамикерівника ВЦА проводиться без попереднього запису, в порядку черговості громадян, які прийшли на прийом.

8.5. Запис на особистий прийом до керівника ВЦА, заступників керівника ВЦА здійснюється спеціалістом відділу організаційної роботи, діловодства, контролю та загальних питань у картці особистого прийому, яка заповнюється згідно з документами, що посвідчують особу громадянина.

8.6. Прийом громадян за місцем проживання проводиться керівником ВЦА, його заступниками згідно з графіком, який складається і затверджується на рік і щомісячно оприлюднюється у ЗМІ та на сайті.

8.7. Запис на виїзний прийом до керівника ВЦА та його заступників здійснюється виконавчими органами міськселищрад, представниками дільничних комітетів попередньо і в день проведення прийому на картках особистого прийому громадян.

8.8. Голови міськселищрад, голови дільничних комітетів, спільно з відділом організаційної роботи, діловодства, контролю та загальних питань ВЦА, забезпечують належну організацію виїзного прийому громадян.

На виїзний  прийом запрошуються  керівники комунальних підприємств та установ міста, правоохоронних органів, громадськості, засобів масової інформації, фахівці відділу організаційної роботи, діловодства, контролю та загальних питань.

8.9. Якщо порушене громадянином питання вирішити на особистому чи виїзному прийомі не видається можливим через складність і необхідність додаткового вивчення, громадянинові може бути запропоновано викласти дане питання у формі письмової заяви.

Надана громадянином на особистому чи виїзному прийомі письмова заява розглядається у порядку, встановленому для письмових звернень.

Про результати розгляду звернення громадянину повідомляється письмово або усно (за його бажанням).

Безпосередній контроль за строками виконання доручень, даних на прийомі громадян, здійснюється відділом організаційної роботи, діловодства, контролюта загальних питань.

8.10. Відділ організаційної роботи, діловодства, контролюта загальних питань щомісяця інформує заступника керівника ВЦА про результати здійснення прийому громадян.

8.11. Обробка письмових звернень, що надійшли до ВЦА, здійснюється відділом організаційної роботи, діловодства, контролюта загальних питань, який несе відповідальність за організацію діловодства та дотримання вимог Порядку опрацювання та розгляду письмових звернень у ВЦА.

8.12. Згідно з дорученнями, розгляд та виконання пропозицій, заяв і скарг громадян здійснюється працівниками структурних підрозділів ВЦА.

8.13. Контроль за виконанням звернень здійснює відділ організаційної роботи, діловодства, контролю та загальних питань.

8.14. Терміни розгляду звернень встановлюються керівниками ВЦА на підставі ст. 20 Закону України «Про звернення громадян»:

- невідкладно або не більше 15 днів, якщо рішення не потребує додаткового вивчення;

- в інших випадках не більше одного місяця (30 днів) з дня їх надходження.

8.15. Термін розгляду звернень може бути продовжений до 45 днів з моменту надходження звернення до ВЦА керівником, яким встановлено контроль, на підставі обґрунтованого прохання виконавця з повідомленням про це заявника.

8.16. Підписані керівниками ВЦА відповіді заявникам передаються до відділу організаційної роботи, діловодства, контролюта загальних питань для оформлення їх у встановленому порядку і відправлення заявнику.

8.17. Щомісяця готується аналіз звернень, що надійшли до ВЦА та їх виконання, аналітичні матеріали надаються для розгляду заступнику керівника ВЦА для інформування керівника ВЦА.

8.18. Щоквартально готується інформація про стан виконавської дисципліни за зверненнями громадян у структурних підрозділах ВЦА, на підприємствах, в установах та організаціях міста для розгляду на засіданнях ВЦА.

9. ПІДГОТОВКА І ПРОВЕДЕННЯ НАРАД, СЕМІНАРІВ, ІНШИХ ЗАХОДІВ

9.1. Організаційне та матеріально-технічне забезпечення нарад, що проводяться керівником ВЦА  (порядок денний, дата і час проведення, список запрошених, список доповідачів) покладається на відділ організаційної роботи, діловодства, контролю та загальних питань, контроль - на заступника керівника ВЦА, у разі проведення тематичних нарад - на відповідні управління, відділи, служби, контроль - на заступників керівника ВЦА за напрямками діяльності.

Матеріали наради готують відповідні структурні підрозділи і заступники керівника ВЦА.

9.2. Дати проведення та порядок денний нарад, які проводять заступники керівника ВЦА, визначаються ними самостійно і подаються у відділ організаційної роботи, діловодства, контролю та загальних питань для включення в плани.

9.3. Списки осіб, запрошених на наради і семінари, погоджуються з керівником ВЦА або його заступниками, керівником структурного підрозділу, які організовують нараду.

9.4. Ведення протоколів, запрошення учасників нарад, їх реєстрація, технічне забезпечення покладається на структурні підрозділи ВЦА, які проводять наради.

Рішення, прийняті на нарадах, оформлюються протоколами у триденний термін. Протокол наради підписується головуючим.

Ведення протоколів апаратних нарад, нарад при керівникові ВЦА, їх оформлення, запрошення учасників нарад покладається на відділ організаційної роботи, діловодства, контролю та загальних питань.

Доручення керівника ВЦА, дані на апаратних та інших нарадах, узагальнюються, розсилаються виконавцям у триденний строк та беруться на контроль відділом організаційної роботи, діловодства, контролю та загальних питань.

9.5. Контроль за виконанням рішень, прийнятих на тематичних нарадах у керівника ВЦА, його заступників, здійснюється структурними підрозділами ВЦА (за напрямками діяльності). Аналітичні та інформаційні довідки про стан виконання рішень регулярно (у зазначені в рішеннях терміни) надаються керівнику ВЦА або його заступникам, які проводили наради.

9.6. Офіційне оприлюднення порядку денного відкритих засідань у ВЦА здійснюється структурними підрозділами ВЦА (за напрямками діяльності) протягом 5-ти  робочих днів з моменту їх затвердження у засобах масової інформації або на офіційному веб-сайті .

9.7. Наради у ВЦА  проводяться відкрито, за винятком випадків, визначених законом.

9.8. Проведення заходів, присвячених датам, урочистим подіям, зборів представників ВЦА та громадських організацій, підготовка доповідей покладається на заступників керівника ВЦА згідно з розподілом обов'язків.

Організаційно-технічне забезпечення цих заходів здійснюється згідно із затвердженими заходами.

9.9. Порядок підготовки доповідей та виступів:

 - за дорученням керівника ВЦА, заступників керівника ВЦА (за напрямами діяльності), керівники структурних підрозділів ВЦА та уповноважені на це посадові особи складають тези для доповідей і виступів, направляють їх виконавцям із зазначенням строків надання матеріалів і контролюють виконання зазначених строків;

 - матеріали, узагальнені керівниками структурних підрозділів ВЦА, уповноваженими посадовими особами направляються на розгляд заступникам керівника ВЦА (за напрямами діяльності), які несуть персональну відповідальність за їх якість і достовірність;

- погоджені і завізовані заступниками керівника ВЦА проекти доповідей, матеріали для виступу подаються не пізніше, ніж за 3 дні до проведення заходів, керівникові ВЦА.

10. ПОРЯДОК РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ «ДЛЯ СЛУЖБОВОГО КОРИСТУВАННЯ», «НЕ ДЛЯ ДРУКУ» ТА З МОБІЛІЗАЦІЙНОЇ ПІДГОТОВКИ

10.1. Робота з кореспонденцією, що містить державну таємницю, проводиться  на підставі допуску, що видається Управлінням Служби безпеки України в Донецькій області.

10.2. Кореспонденція з грифами «Для службового користування», «Не для друку» та з мобілізаційної підготовки приймається, реєструється та видається керівництву, начальникам відділів та виконавцям під підпис режимно-секретним органом.

10.3. Отримані документи з грифами «Для службового користування», «Не для друку» зберігаються в металевих сейфах, які в неробочий час опечатуються. Збереження цих документів понад визначені терміни заборонено.

10.4. Передача документів з одного відділу в інший здійснюється тільки через режимно - секретний орган з відміткою про передачу в картці.

10.5. Документи повертаються в режимно-секретний орган тільки з позначкою про їх виконання.

11. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ РОБОЧИХ ОРГАНІВ, ЩО УТВОРЮЮТЬСЯ ВЦА

11.1. ВЦА для забезпечення ефективної реалізації своїх повноважень, передбачених законодавством, координації дій ВЦА, підприємств, установ і організацій міста під час виконання відповідних завдань, розроблення проектів розпоряджень керівника ВЦА, програм соціально-економічного, культурного розвитку міста, здійснення контрольних функцій, комплексних перевірок стану справ в тій чи іншій сфері господарювання та на виконання нормативних документів органів державної влади, а також для вирішення оперативних питань можуть утворювати постійні та тимчасові робочі органи (комісії, комітети, координаційні ради, робочі групи тощо).

Робота дорадчих органів при ВЦА здійснюється згідно з затвердженими положеннями та діючим законодавством.

11.2. До складу робочих органів, відповідно до покладених на них завдань включаються керівник ВЦА, заступники керівника, посадові особи структурних підрозділів, а також представники інших органів, не підвідомчих ВЦА, суб’єктів підприємницької діяльності, громадських організацій, науковці та інші фахівці за погодженням або згодою.

Персональний склад комісії погоджується з заступником керівника, відповідальним за питання, з якого утворюється комісія, та затверджується актом, яким створюється ця комісія.

11.3. Організаційною формою роботи робочого органу є засідання, які проводяться за потребою, якщо інше не передбачено положенням про нього.

11.4. Рішення про скликання засідання робочого органу приймається його головою.

11.5. Порядок денний засідання робочого органу формується секретарем робочого органу.

З питань порядку денного на засідання робочого органу запрошуються керівники державних, місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, установ та організацій, які беруть участь у підготовці питання, що розглядається, а також інші посадові особи, участь яких необхідна під час обговорення питання.

Посадові особи, які беруть участь у засіданні робочого органу, реєструються секретарем робочого органу.

11.6. Засідання робочого органу вважається правомочним, якщо на ньому присутні більше половини його членів, якщо інше не передбачено положенням.

Засідання робочого органу проводить його голова. У разі коли голова робочого органу не може з поважних причин бути присутнім на засіданні, замість нього головує заступник голови робочого органу або посадова особа, яка забезпечує здійснення повноважень відсутньої особи.

11.7. Рішення робочого органу оформлюються протоколом, який веде секретар та підписує голова робочого органу.

11.8. Рішення робочого органу приймаються шляхом досягнення консенсусу. Прийняті рішення носять рекомендаційний характер. За результатами розгляду, з тих чи інших питань можуть прийматися розпорядження керівника ВЦА.

11.9. Організаційне забезпечення роботи комісій та контроль за виконанням прийнятих рішень чи рекомендацій покладається на заступника керівника, відповідального за питання, з якого утворена комісія.

12. ОРГАНІЗАЦІЯ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДОСТУПУ ДО ПУБЛІЧНОЇ ІНФОРМАЦІЇ

12.1. Забезпечення доступу до публічної інформації, реєстрацію, опрацювання запитів на інформацію, аналізування та звітування про стан роботи із запитами на інформацію, надання консультацій під час оформлення запиту здійснюється відділом організаційної роботи, діловодства, контролю та загальних питань.

В структурних підрозділах ВЦА забезпечення доступу до публічної інформації здійснює посадова особа, на яку покладені відповідні обов’язки.

12.2. Організація забезпечення доступу до публічної інформації, розпорядником якої є ВЦА, здійснюється відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» та Порядку забезпечення доступу до публічної інформації, затвердженого розпорядженням керівника ВЦА.

12.3. Розміщення публічної інформації на офіційному веб-сайті здійснюється відділом організаційної роботи, діловодства, контролю та загальних питань.

12.4. Взаємодію із відділами та структурними підрозділами ВЦА здійснює відділ організаційної роботи, діловодства, контролю та загальних питань.

Персональну відповідальність за своєчасне надання для оприлюднення проектів розпоряджень, а також затверджених документів несе розробник цих проектів.  

12.5. Посадові особи ВЦА надають відповідь на запит на інформацію не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту.

У разі, якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня отримання запиту. При цьому клопотання про термінове опрацювання має бути обґрунтованим.

У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувача в письмовій формі не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.

13. ОРГАНІЗАЦІЯ ВИКОРИСТАННЯ РОБОЧОГО ЧАСУ

13.1. Початок роботи ВЦА:

з понеділка по четвер з 08.00 год. до 17.00 год., обідня перерва з 12.00 год. до 12.48 год.

п’ятниця з 08.00 год. до 16.00 год., обідня перерва з 12.00 год. до 12.48 год.

13.2. Відповідальні працівники ВЦА виконання службових доручень під час роботи поза приміщенням ВЦА погоджують зі своїми безпосередніми керівниками з обов'язковим повідомленням місця і часу виконання, та записом у відповідному журналі

13.3. Відпустки без збереження заробітної плати надаються працівникам керівником ВЦА на підставі поданої заяви.

13.4. Начальники відділів, служб та управлінь ВЦА ведуть щоденний табель обліку робочого часу працівників.

14. МАТЕРІАЛЬНО-ТЕХНІЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ.

РЕЖИМ РОБОТИ В ПРИМІЩЕННІ АДМІНІСТРАТИВНОЇ БУДІВЛІ

14.1. Матеріально-технічне забезпечення діяльності ВЦА здійснює адміністративно-господарська група.

14.2. Адміністративно-господарська група проводить заходи з утримання в належному стані приміщень адміністративнихбудівель ВЦА (далі - адмінбудівель), проведення поточного і капітального ремонтів, придбання та ремонт меблів, обладнання, забезпечення працівників канцелярськими товарами, папером, телефонним зв'язком, інвентарем для проведення заходів щодо благоустрою прилеглої  території.

14.3. Замовлення на канцтовари подаються заступнику керівника ВЦА (згідно з розподілом обов’язків)  керівниками підрозділів щоквартально.

14.4. Відділ організаційної роботи, діловодства, контролюта загальних питань забезпечує підготовку залів для проведення засідань, семінарів та інших заходів під головуванням керівника ВЦА.

Повідомлення про проведення заходів в залах засідань подається адміністративно-господарській групі керівниками підрозділів не пізніше, ніж за добу до їх проведення.

14.5. Транспортне обслуговування діяльності ВЦА забезпечується службовими автомобілями. Замовлення на використання автомобіля для поїздки подається за добу заступнику керівника ВЦА (згідно з розподілом обов’язків).

14.6. Майно, яке знаходиться в робочих кабінетах, закріплюється за працівниками, які їх займають. Вони несуть персональну відповідальність за збереження і правильне використання майна.

При звільненні  з роботи працівник здає майно завідувачу господарством, як матеріально-відповідальній особі, головному бухгалтеру та начальнику відділу організаційної роботи, діловодства, контролю та загальних питань.

Переміщення майна з одного кабінету в інший проводиться тільки з дозволу головного бухгалтера, завідувача господарством та заступника керівника ВЦА (згідно з розподілом обов’язків).

14.7. Чергування в адмінбудівлі здійснюється цілодобово службою «05» на контрольному вході.

14.8. Заступники керівника ВЦАчергують у вихідні та святкові дні згідно з графіком, затвердженим керівником ВЦА або, за його відсутності, заступником керівника ВЦА (з правом перебування вдома). При залученні працівників до роботи у вихідні та святкові дні складається їх список і один примірник передається черговому служби «05».

15. МАЙНО

15.1. З моменту державної реєстрації військово-цивільна адміністрація міста Торецьк Донецької області наділяється цивільною правоздатністю і дієздатністю, може набувати майнових прав.

15.2. Військово-цивільна адміністрація міста Торецьк Донецької області тимчасово володіє, користується та розпоряджається майном комунальної власності територіальної громади м. Торецька, вчиняючи щодо нього будь-які дії, крім відчуження, які не суперечать чинному законодавству.

 

СХЕМА РУХУ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ, ЩО РОЗГЛЯДАЮТЬСЯ КЕРІВНИКОМ ВІЙСЬКОВО-ЦИВІЛЬНОЇ АДМІНІСТРАЦІЇ

МІСТА ТОРЕЦЬК ДОНЕЦЬКОЇ ОБЛАСТІ

1. Керівник військово-цивільної адміністрації міста Торецьк Донецької області (далі-ВЦА) (за його відсутності заступник керівника ВЦА)  розглядає документи за такими напрямами:

- надійшли з Секретаріату Президента України, Верховної Ради України, Секретаріату Кабінету Міністрів України, Донецької обласної державної адміністрації, обласної військово-цивільної адміністрації;

- передбачають фінансування, формування дохідної та видаткової частини міського бюджету;

- питання оренди землі, комунальної власності, укладення договорів;

- проведення будівництва та капітальних ремонтів;

- заяви громадян на надання матеріальної допомоги;

- документи, що надійшли з правоохоронних, контрольно-наглядових органів, суду;

- заяви працівників структурних підрозділів: про відрядження, відпустку, надання матеріальної допомоги;

- звернення громадян: Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, колективні;

- про видачу правоохоронним органам, прокуратурі оригіналів документів, копій оригіналів документів;

- поштова кореспонденція з відміткою «особисто» або анонімного характеру;

- службові, доповідні записки, адресовані керівникові ВЦА;

- відповіді, вище зазначеним суб'єктам.

2. Заступник керівника ВЦА розглядає пошту, визначає за змістом документи, що підлягають розгляду керівником ВЦА або його заступниками згідно з розподілом обов'язків. Формує папку керівникові ВЦА.

Документи, що надійшли на ім'я керівника ВЦА, але спрямовані для розгляду заступникам, повертаються до канцелярії для внесення в програму відомостей про  місцезнаходження документа. Подальша робота з документами, спрямованими заступникам, здійснюється за окремою схемою руху документів (додається)

3. До 15.30 годин сформовану папку заступник керівника ВЦА передає керівникові ВЦА (за його відсутністю заступнику керівника ВЦА)  для розгляду, накладення резолюцій на документах,  підпису підготовлених відповідей.

4. До 10.00 години наступного робочого дня заступник керівника ВЦА передає до канцелярії завізовані та підписані керівником ВЦА документи.

Канцелярія вносить резолюції в електронну реєстраційну картку.

5. О 13.00 години документи, що надійшли з вищих органів влади, доручення, листи, запити про їх виконання, документи, взяті керівником ВЦА під особистий контроль, направляються у відділ організаційної роботи, діловодства, контролю та загальних питань для взяття на облік та реєстрації (встановлення) строків їх виконання.

Відпрацьовані відділом організаційної роботи, діловодства, контролю та загальних питань документи в 14.00 годин повертаються до канцелярії для передачі їх виконавцям.

6. О 14.30 години документи, відповідно до резолюції керівника ВЦА, працівник канцелярії передає для розгляду заступникам керівника ВЦА.

7. Заступники керівника ВЦА вивчають документи, що визначають виконавців і дають завдання з їх виконання на окремому бланку «для резолюцій».

Не пізніше 15.30 годин документи з резолюціями заступників повертають у канцелярію.

8. Канцелярія вносить резолюції із завданнями в електронну реєстраційну картку та передає документи виконавцям під підпис. У разі зазначення декількох виконавців, відповідальність за дотримання термінів і підготовку узагальнюючої інформації або відповіді покладається на виконавця, який стоїть першим у списку. Йому надсилається оригінал документа, всім іншим – копії.

9. Виконавці виконують усі доручення, згідно резолюції у  зазначені або встановлені у документі терміни, готують відповіді або необхідну інформацію, погоджують з  заступниками керівника ВЦА за напрямами діяльності і передають до канцелярії в папку керівника ВЦА на підпис.

10. Після підписання керівником ВЦА документів заступник керівника ВЦА передає їх у канцелярію.

11. Канцелярія:

- реєструє вихідні документи та ставить  відмітку про виконання;

- забезпечує розсилку документів поштою;

- документи, надіслані виконавцями  електронною поштою, спрямовуються до канцелярії;

- документи, взяті на облік відділом організаційної роботи, діловодства, контролю та загальних питань, спрямовуються у відділ для їх зняття або подальшого контролю.

- повністю виконані документи з резолюцією «до справи» формуються у справи згідно із затвердженою Номенклатурою справ.

 

СХЕМА РУХУ СЛУЖБОВИХ ДОКУМЕНТІВ, ЩО РОЗГЛЯДАЮТЬСЯ

ЗАСТУПНИКАМИ КЕРІВНИКА ВЦА

Заступники керівника ВЦА отримують зареєстровані документи з канцелярії:

- що надійшли безпосередньо на їх ім'я;

- що надійшли на ім'я керівника ВЦА, але спрямовані  їм для розгляду, згідно з розподілом обов'язків. Визначення таких документів проводить заступник керівника ВЦА.

Заступники керівника ВЦА розглядають отримані документи,  визначають виконавців і дають відповідні завдання з їх виконання, шляхом нанесення резолюції в документі і повертають до канцелярії.

Канцелярія вносить резолюції із завданнями до електронної реєстраційної картки та передає документи виконавцям під підпис. У разі зазначення декількох виконавців, відповідальність за дотримання термінів і підготовку узагальнюючої інформації або відповіді покладається на виконавця, який стоїть першим у списку. Йому надсилається оригінал документа, усім

іншим – копії. Виконавці виконують всі завдання, згідно резолюції у зазначені або встановлені терміни, готують відповідь або необхідну інформацію, погоджують і підписують її у керівника, що дав завдання.

Після підписання заступником відповіді або інформації виконавець передає документи до канцелярії для реєстрації і, у разі необхідності, надсилає адресату електронною поштою або факсом. Документи, які не підлягають відправці електронною поштою, залишаються в канцелярії для подальшої розсилки поштою або передачі адресатові особисто під підпис.

Повністю виконані документи з резолюцією «до справи», нанесеною керівником, що дав завдання, формуються у справи згідно із затвердженою Номенклатурою справ.

  • logo
  • ВЦА м. Торецьк
    Офіційний веб-сайт

КОНТАКТИ

  • Адреса: 85200, М. ТОРЕЦЬК, ВУЛ. МАЯКОВСЬКОГО, 24А
  • Тел: (06247) 4-10-33
  • Факс: (06247) 4-10-33
  • Email: inbox@toretsk-rada.gov.ua
  •  

КОРИСНІ ПОСИЛАННЯ

  • logo